Avant de réserver une salle de réception à Montréal, il faut confirmer dix choses : la capacité réelle selon l’aménagement, le prix total avec taxes et frais, ce qui est inclus, les règles de traiteur et d’alcool, les heures d’accès, les limites de bruit, l’accessibilité, le transport et le stationnement, les conditions d’annulation et les exigences d’assurance. Voici comment poser chaque question, et quelles réponses devraient vous rassurer ou vous alerter.
1. Quelle est la capacité selon le type d’aménagement qu’il me faut?
Pourquoi: La capacité affichée sur le site web est souvent celle d’un cocktail debout, et non pas d’un souper assis. Une salle « pour 150 personnes » peut n’en accueillir que 80 à table.
À demander : La capacité en cocktail, en souper assis, en format théâtre, avec ou sans piste de danse, selon vos besoins.
Au Livart: Nous affichons notre capacité en format cocktail (debout) et en format souper (assis) pour toutes nos salles sur notre site web. Pour toute autre configuration, nous serions heureux·ses de répondre à vos questions.
2. Quel est le prix total, taxes et frais compris?
Pourquoi : Le tarif de base exclut souvent les taxes (TPS et TVQ), le service, le ménage, le personnel de sécurité ou les frais techniques. Assurez-vous de ne pas tomber dans le piège des frais cachés.
À demander : Une soumission détaillée, avec un total final.
Au Livart: Notre devis inclut toujours le ménage et le personnel de sécurité, si nécessaire pour votre type d’événement.
3. Qu’est-ce qui est inclus dans la location?
Pourquoi : Tables, chaises, nappes, vaisselle, sonorisation, projecteur, éclairage et personnel de salle peuvent être inclus ou en supplément.
À demander : La liste exacte du matériel et des services compris, et le coût de chaque extra.
Au Livart: Un lieu déjà décoré (comme un centre d’art) permet de réduire le budget de décoration. Nous avons une liste de mobilier à louer que nous envoyons à tous nos clients.
4. Le traiteur et l’alcool : imposés ou libres?
Pourquoi : Certaines salles imposent un seul traiteur exclusif ou une liste restreinte de traiteurs approuvés. L’alcool implique un permis, et les règles diffèrent selon le lieu.
À demander : Si vous pouvez choisir votre traiteur, qui s’occupe du permis d’alcool, et s’il y a des frais en sus.
Au Livart: Nous sommes fiers de pouvoir laisser nos clients choisir le traiteur qui leur convient. Vous pouvez aussi apporter votre propre alcool — il nous fera plaisir de vous aider à demander un permis de la RAJC.
5. Combien de temps est alloué au montage et au démontage?
Pourquoi : Si la location commence à l’heure de l’événement, il n’y a évidemment pas de temps pour installer le décor, la musique ou le traiteur.
À demander : L’heure d’accès, la durée prévue pour l’installation, l’heure limite de départ et le coût des heures additionnelles.
Au Livart: Lors d’un mariage, vous pouvez souvent revenir chercher vos matériaux le dimanche, dépendamment du forfait choisi. Pour d’autres événements, le Livart offre des services d’entreposage de 350$ par jour.
6. Quelles sont les limites de bruit?
Pourquoi : L’heure de fin de la musique ou du DJ peut être plus tôt que l’heure de fin de la location, surtout dans un quartier résidentiel.
À demander : L’heure limite de la musique amplifiée, les restrictions de volume, les règlements du secteur.
Au Livart: Pour les événements de musique dans notre grande salle, il n’y a aucune restriction de bruit. Pour les événements dans notre cour intérieure, la musique doit baisser à 23 h.
7. L’espace est-il accessible?
Pourquoi : L’accessibilité en fauteuil roulant (entrée, ascenseur, toilettes) est essentielle et rarement bien décrite sur les sites web.
À demander : L’accès de plain-pied, la présence d’un ascenseur, la largeur des portes, les toilettes adaptées.
Au Livart: Notre centre est accessible en fauteuil roulant par une rampe qui donne sur notre atelier. Nous avons aussi un ascenseur qui se rend au sous-sol, au rez-de-chaussée et aux 2e et 3e étages. Le seul espace non accessible est notre terrasse sur le toit.
8. Comment se rendre au lieu et où stationner?
Pourquoi : Pour un événement en hiver, la proximité du métro, le stationnement et le vestiaire comptent beaucoup dans l’expérience des invités.
À demander : La station de métro la plus proche, les options de stationnement, la présence d’un vestiaire, l’accès pour les livraisons.
Au Livart: Nous sommes à 10 minutes de marche de la station Sherbrooke. Le stationnement payant sur la rue Saint-Denis est possible. Nous avons aussi une ruelle arrière qui mène à la galerie pour les livraisons et le déchargement.
9. Quelles sont les conditions d’annulation et de modification?
Pourquoi : Le dépôt, le calendrier des paiements et les frais d’annulation varient beaucoup. Un changement de date ou de nombre d’invités peut coûter cher.
À demander : Le montant du dépôt, s’il est remboursable, la date limite pour annuler, et les règles pour modifier le nombre d’invités.
Au Livart: Nous demandons un dépôt de 1000$ qui sera libéré sept jours ouvrables après votre événement.
10. Quelles sont les exigences d’assurance et les règles de décoration?
Pourquoi : Plusieurs lieux exigent une preuve d’assurance responsabilité et un dépôt de sécurité. Les règles sur les confettis, les clous ou le ruban adhésif sont importantes à respecter.
À demander : Si l’assurance est obligatoire, quels actes sont interdits et si un dépôt s’applique.
Au Livart: Nous exigeons une assurance événementielle pour vos événements. Nous avons un tarif préférentiel avec Lussier Assurances dont vous pourrez profiter. Nous ne demandons pas de dépôt de dommages, mais des frais en sus s’appliquent en cas de dégât majeur (vomis, confettis, etc.)
